Ndërkohë që fjalët udhëtim dhe menaxhim janë të njohura për të gjithë ne, paqartësitë krijohen kur i hasim për herë të pare këto dy fjalë bashkë brenda termit “menaxhim udhëtimesh” (ose mbikëqyrje e udhëtimeve). Për këtë arsye, po ju sjellim këtë artikull brenda të cilit do të eksplorojmë shkurtimisht termin “menaxhim udhëtimesh”; do të shqyrtojmë disa njohuri rreth ndryshimeve midis udhëtimeve të menaxhuara dhe atyre të pamenaxhuara dhe do të flasim rreth të mirave që ju mund të prisni prej programit “Menaxhim Udhëtimesh.”
Çfarë do të thotë udhëtim i menaxhuar?
Udhëtimi i menaxhuar lidhet me kontrollin ose menaxhimin e udhëtimeve nga një agjenci e specializuar udhëtimesh. Menaxhimi i udhëtimeve u shërben sipërmarrjeve ose bizneseve të tipit të vogël, të mesëm, të madh apo edhe korporatave kombëtare dhe ndërkombëtare. Si profesion, menaxhimi i udhëtimeve lidhet ngushtë me praktikat e punës së ekspertëve që u shërbejnë specifikisht punonjësve, në një sipërmarrje apo korporatë, që kryejnë udhëtime me qëllim biznesi, brenda apo jashtë vendit.
Çfarë është programi i menaxhimit të udhëtimeve?
Një program i tillë është në thelb puna që kryehet prej një agjencie të menaxhimit të udhëtimeve, e cila merret me gjithçka është e nevojshme për udhëtimet e një biznesi apo organizate. Kjo lloj kompanie emërtohet si TMC (travel management company), në shqip ne mund t’a emërtojmë KMU (kompania e menaxhimit të udhëtimeve). Në thelb, një KMU merret me logjistikën dhe gjithçka tjetër i nevojitet një biznesi për të kryer udhëtimet e punonjësve të tij. Duke u lidhur me një KMU, bizneset do të kenë mundësi për t’u marrë plotësisht me objektivat e tyre kryesore.
Ndryshimet midis udhëtimeve të menaxhuara dhe atyre të pamenaxhuara.
Ndryshimet midis udhëtimeve të menaxhuara dhe atyre të pamenaxhuara janë të skajshme. Çdo gjë nis me hartimin e politikës së udhëtimit, shpesh e quajtur Travel Policy. Kjo politikë aplikohet brenda biznesit prej punëdhënësit dhe përcakton mënyrën e udhëtimit të secilit punonjës në përputhje me hierarkinë e punës. Për më tepër, kjo politikë është e rëndësishme për mbarëvajtjen e biznesit dhe sigurinë e punonjësit gjatë udhëtimeve të detyrueshme të punës. Kur hartimi i një politike të tillë nuk merret seriozisht nga një biznes, dhe udhëtimet nuk organizohen sipas rregullave, atëherë rreziqet për vetë biznesin janë të larta.
Mungesa e një politike udhëtimi apo programi të strukturuar të menaxhimit të udhëtimeve sjell si pasojë që çdo punonjës të merret individualisht me rezervimin e gjithë udhëtimit. Secilit prej punonjësve do t’i duhet të përfshihet vetë brenda një procesi me tre faza komplekse: procesi i rezervimit, pritja për konfirmim nga menaxheri ose për aprovim të buxhetit, dhe kohëzgjatja. Nga ana tjetër, vonesat që dalin prej këtij procesi mund të sjellin si pasojë shpenzime shtesë në buxhetin e vetë biznesit.
E thënë me fjalë të tjera, udhëtimet që nuk kanë politika udhëtimi e detyrojnë punonjësin të marrë përsipër gjithçka që nevojitet për të planifikuar dhe kryer një udhëtim. Në këto kushte, punonjësit kanë njohuri apo zgjedhje të kushtëzuar rreth udhëtimit dhe pothuajse asnjë shans për të zgjedhur se si të verpojnë me shpenzimet e buxhetit.
Ndryshe nga më lartë, politika e udhetimit ose programi digjital i menaxhimit të udhëtimeve merr përsipër të gjitha llojet e rezervimeve dhe mundëson një eksperiencë më të këndshme të udhëtimit. Një KMU (kompani e menaxhimit të udhëtimeve) kryen të gjitha veprimet e nevojshme në emër të një biznesi, i cili i ka të përcaktuara për çdo punonjës politikat e udhëtimit dhe i vë në përdorim në mënyrë digjitale. Duke u lidhur me një KMU, bizneset nuk do të merren aspak me shqetësimin që lind prej procesit të organizimit të udhëtimeve.
Të mirat që mund të prisni kur lidheni me një program të menaxhimi të udhëtimeve.
Duke lidhur biznesin tuaj me një program menaxhimi të udhëtimeve, përfitimet që do të merrni në kthim do t’ju habisin. Më poshtë po rreshtojmë 7 prej tyre:
- Lehtësim në rezervimin e udhëtimit: mundësi për të vëzhguar një sërë platformash rezervimi brenda një platforme të vetme;
- Gjithçka brenda një mjedisi dixhital: rezervime, ndryshime, anullime, mbështetje, informacion rreth itinerareve, mbështetje për gjetjen e drejtimeve; të gjitha këto brenda një “aplikacioni”. Merrni suport të specializuar brenda gjithë eksperiencës: përpara, gjatë dhe pas udhëtimit tuaj;
- Raporte të përqendruara: hyrje në të gjitha të dhënat e rezervimit, kontroll mbi shpenzimet, mbështetje ndaj departamentit të shpenzimeve, rimbursime, etj. Gjithashtu, një mekanizëm ky shumë lehtësues për të ardhmen;
- Këshillim ekspertësh: grupi i menaxhimit të udhëtimeve do t’ju mundësojë informacione të nevojshme dhe ide për të përshtatur shpenizimet tuaja duke pasur parsysh mbarëvajtjen e gjithë komunikimit të punëve: para, gjatë dhe pas çdo veprimtarie të lidhur me udhëtimin tuaj;
- Menaxhimin e rreziqeve: ky segment përfshin krijimin e të dhënave mbi menaxhimin e krizave dhe ju lejon që të kujdeseni në mënyrën më të mirë ndaj punonjësve tuaj kudo që ndodhen. Një KMU, është gjithnjë në dijeni të vendodhjes në kohë reale të punonjësit;
- Politikat e brendshme të udhëtimit (të ashtuquajtura Travel Policy): KMU-ja mundëson që politikat e udhëtimit të organizatës suaj të respektohen në shkallë të lartë prej secilit punonjës;
- Sistemimi i faturave dhe i shitësve: rregullimet e faturave, mbikëqyrja e taksës së TVSH-së, menaxhimin e raporteve të shpenzimeve, dhe ndjekjen e proceseve të faturimit të udhëtimit përgjatë gjithë udhëtimit.
Kalimi në një program të menaxhimit të udhëtimeve
Organizimi i udhëtimeve dhe shërbimet përkatëse po ndryshojnë. Një kompani e menaxhimit të udhëtimeve (KMU) trajton të gjitha nevojat që lidhen me udhëtimet biznes, duke ju dhënë mundësinë që të përqendroheni tërësisht tek objektivat e biznesit tuaj. Një KMU ndihmon udhëtarët e biznesit me gjithçka u nevojitet duke trajtuar një sërë detyrash dhe detyrimesh të lidhura me udhëtimin. Gjithashtu, duke shfrytëzuar teknologjinë më të fundit, organizatat e të gjitha madhësive mund të kursejnë kohë, para dhe të kujdesen lehtësisht për shëndetin e punonjësve të tyre.
Për më tepër, një program i menaxhimit të udhëtimeve i cili trupëzon “Politikat e Udhëtimit” (Travel Policy) do t'ju ndihmojë të ndërtoni një kulturë biznesi më pozitive, të pavarur dhe të përmbushni nevojat tuaja rreth udhëtimeve në përgjithësi.
