Parashikimi i ndryshimeve të periudhës pas krizës Covid rreth shpenzimeve të udhëtimeve të biznesit është kthyer në një punë me kohë të plotë. Departamenti i prokurimit duhet të merret tërësisht me miratimin dhe zbatimin e udhëtimit, dhe të parashikojë saktë kursimet dhe përfitimet e arritshme.
Ndërkohë, do të duhen dy deri në tre vjet për industritë që të rikthehen plotësisht në nivelet para pandemisë, udhëtimet e biznesit tashmë po rikuperojnë sërish nivelet e tyre të larta si më parë.
Ndërkohë që pothuajse çdo aspekt i udhëtimit po ndryshon për t’u përshtatur me normalitetin e ri, një nga fushat më vendimtare që kërkon kujdes të veçantë është strategjia e prokurimeve. Partneriteti me një KMU (kompani e menaxhimit të udhëtimeve) është më se i domosdoshëm. KMU-ja do të ndihmojë në udhëheqjen e biznesit tuaj për të dalë në fazën tjetër të rimëkëmbjes duke mbështetur me punë këshilluese dhe kërkuese profesionale çdo hap që nevojitet përgjatë gjithë procesit përshtatës.
Si munden menaxherët e prokurimit të përfshihen më së miri brenda udhëtimeve të biznesit ?
Pothuajse çdo vendimarrje e biznesit, përfshirë këtu edhe ato vendime që merren prej menaxherëve të prokurimit, kryhet me qëllimin që të kursejnë para dhe të ndihmojnë bazat buxhetore të biznesit. Menaxherët e prokurimeve, në veçanti, duhet të bëjnë zgjedhje të zgjuara të biletave të fluturimit dhe të mendojnë për krijimin e strategjive të tjera për të kursyer sa më shumë para rreth udhëtimeve të detyrueshme të biznesit.
Le të shohim disa nga veprimet që prokurimi mundet të marrë përsipër për zbatim.
Të përgjigjet për ndryshimet e udhëtimeve, kohë mbas kohe
Ndërkohë që ju përpiqeni të optimizoni prokurimet tuaja të biletave ajrore, mos harroni që udhëtimet e biznesit sot nuk janë njësoj si dekada më parë. Udhëtarët e shpeshtë përbëjnë pjesën më të madhe të udhëtimeve për biznes dhe ata kërkojnë përkujdesje të veçantë dhe përparësi të dallueshme. Këto përparësi janë si përfshirja e kohës së lirë brenda udhëtimeve të punës së tyre. Kështu që, duke u kujdesur për këto aspekte punonjësit tuaj do të jenë më të kënaqur, gjë e cila do të thotë kursime të mundshme parash brenda buxhetit të biznesit tuaj.
Mbi të gjitha, kujdesja e tillë sjell si pasojë rritjen e respektit ndaj punonjësve, gjë e cila do t’i bëjë ata të marrin përsipër detyra dhe udhëtime të shpeshta pune me më shumë vullnet. Gjithashtu kjo strategji do t’i bëjë ata të qëndrojnë për kohë të gjatë si punonjës të biznesit tuaj.
Të ndërtojë politika dhe sisteme për programin e menaxhimit të udhëtimeve
Programi i udhëtimeve të biznesit, si çdo aspekt tjetër i operacioneve të kompanisë, ka nevojë për zhvillimin e sistemeve, rrjedhën e duhur të punës dhe për politika të shëndetshme. Zhvillimi i sistemeve përmirëson përpikmërinë e rrjedhës së punës, procesit të rezervimit, aprovimit, raportimit të rreziqeve e deri tek procesi i shpenzimeve.
Për arsye se, përmbushja e këtyre detyrave merr shumë pak kohë, strategjitë e përmirësimit përkthehen në kursim parash .
Zhvillimi i sistemeve, gjithashtu, lejon përfshirje më të lehtë të anëtarëve të prokurimit të udhëtimeve. Kjo e bën më të lehtë trajnimin e tyre si pasojë e përdorimit të sistemeve. Gjithashtu, sistemet e tilla ju mundësojnë të dhëna rreth udhëtimeve duke ju kursyer para për biznesin tuaj. Ju do të keni të dhëna mbi rezervimet dhe veprimet e marra në mënyrë që të bëni krahasimet e nevojshme.
Për më shumë, zhvillimi i sistemeve të tilla (që ndërtohen me ndihmën e një KMU-je) ju siguron që standardet e menaxhimit të rreziqeve dhe detyrimet e kujdesit të plotësohen në fund të fundit. Ju duhet thjeshtë të ndërthurni politikat tuaja brenda këtyre sistemeve dhe me siguri do ta doni shumë përshtashmërinë praktike që krijohet prej strategjive përkatëse.
Rivlerësim i vazhdueshëm i politkave së udhëtimeve
Politikat dhe sistemet e udhëtimeve nuk duhen lënë pa u rivlerësuar pasi të jenë ndërtuar.
Strategjitë e korporatave për prokurimin e biletave ajrore përditësohen rreth të dhënave dhe zhvillimeve teknologjike në baza të rregullta për të parë se ku ka vend për përmirësim. Kjo do të thotë, përfshirjen e teknologjisë së re në proceset tuaja ose ndryshimin e politikave për të përshtatur preferencat e udhëtarëve tuaj të rinj të korporatës.
Si mund të jeni aktiv në menaxhimin e udhëtimeve? – Lidhuni me një KMU!
Ndërkohë që delegimi i detyrave është i rëndësishëm, vendimmarrësit duhet të përfshihen pjesërisht në menaxhimin e udhëtimeve gjithashtu. Kryesia e menxhimit duhet të bashkëpunonjë me menaxherët e prokurimit të udhëtimeve në kohë të rregullt në mënyrë që të kuptojë problemet reale. Në çaste kur kjo gjë nuk arrihet në mënyrë të qëndrueshme, kryesia e menaxhimit duhet të paktën të lexojë raportet e prokurimit.
Menaxherët e prokurimit dhe KMU-ja
Fillimisht, kompania juaj duhet të përcaktojë një përgjegjës i cili kryeson veprimtaritë e prokurimit të udhëtimeve. Pasi të jetë marrë ky vendim, komapnia duhet të nisë partneritetin me një KMU. Marrja e këtij vendimi është gjëja më e zgjuar që duhet të bëni, dhe përgjegjësi i prokurimeve do të jetë ura lidhëse midis kompanisë suaj dhe KMU-së. Menaxherët e prokurimit e zhvillojnë “politikën” e udhëtimeve ndërsa KMU-ja e vë në zbatim atë.
Gjithashtu duke u lidhur me një KMU, ju përfitoni:
Mbështetje me furnizuesit: Si çdo ndërveprim tjetër biznes-biznes, edhe me furbizuesit duhet të arrihen negociata që ofrojnë mundësi të konsiderueshme për kursim buxhetor. KMU-të kanë ekspertizën e nevojshme për t'ju ndihmuar në negocimin e një kontrate të favorshme. Ata mund të përdorin vëllimin tuaj të trafikut për të marrë oferta të mira, ose mund të përdorin volumin e tyre kur kompanisë suaj i mungon një e tillë.
KMU-ja mundet gjithashtu të përdorë përvojën e saj për t’ju ndihmuar në menaxhimin dhe përshtatjen e politikave të udhëtimeve me qëllim kursimin e shpenzimeve të biznesit tuaj. Kjo strategji mund edhe të përmirësojë kënaqësinë e punonjësve dhe produktivitetin në punë.
Çmimet: Lidhjet që një KMU ka krijuar përgjatë punës së saj kanë të bëjnë me akses në çmimet më të mira të udhëtimeve biznes. Kjo gjë ju mundëson kursim të mëtejshëm në buxhetin tuaj.
Gjurmimi i biletave të papërdorura: Çdo kompani që udhëton për biznes do të ketë bileta të papërdorura në një moment. Nëse këto nuk përdoren, do të thotë se ju po shpenzoni një shumë të konsiderueshme parash. Një KMU do të gjurmojë rezervimet e pa përdorura dhe të sigurohet që ju të merrni rimbursimin.
Rreth teknologjisë së menaxhimit të udhëtimeve
Përdorimi i teknologjisë së udhëtimeve ju mundësonë hapësira për kursim. Roli i një KMU-je, në këtë pikë, është të realizojë marrëveshje sa më të mira për ju. KMU-ja përdor sisteme ndërkombëtare të shpërndarjes që i japin asaj akses në tarifat më të mira të flutrimeve në treg. Gjithashtu, KMU-ja mund të bllokojë çmimet për t’i dhënë kohë prokurimeve të marrin kohën e nevojshme për vendimet e tyre.
Tre pika bazë që duhen ditur:
KMU dhe sistemet për lehtësimin e detyrave
Përparësitë që krijohen prej bashkëpunimit me një KMU mund të rriten edhe më shumë kur KMU-ja dhe sistemet e prokurimit vihen në ndëthurje me njëra-tjetrën. Për shembull, një KMU do të gjejë dakordësi edhe më të mira, të gjurmojë biletat dhe rezervimet, dhe të krijojë të dhëna mbi politikat e udhëtimeve. Edhe në ndërthurjen e sistemit të prokurimit të fluturimeve me punën e një KMU-je do t’ju sjellë përfitime të dukshme. Vetë KMU-të do t’ju nxisë të përdorni sisteme të tilla.
Përdorni zgjidhje të integruara
Kur ju duhet të zgjidhni sistemet e prokurimit për udhëtimet e juaja, kujdesuni që ato të jenë në përputhje me programet bashkëkohore të udhëtimeve. Ju duhet të keni mundësinë që të integroni zgjidhje dhe informacione të reja.
Përmirësimi
Një tjetër kriter i rëndësishëm i integrimit të sistemeve të prokurimet të fluturimeve janë të dhënat që ju mundësojnë të përmirësoni politikat e kursimit të shpenzimeve. Gjithsesi, kujdesuni që të krijoni lidhje të mira me një KMU e cila do t’jua bëjë punën shumë herë më të lehtë si rrjedhoje e përvojës dhe ekpertëve të udhëtimeve që kompania punëson. KMU-të kanë lidhje të dretjpërdrejta me kompanitë e industrisë së fluturimeve. Mbasi të keni krijuar një historik të pasur me një KMU, menaxherët e kompanisë mund më pas të shkojnë dhe të negociojnë në emrin tuaj. Drejtuesit e prokurimeve duhet të bëjnë kujdes në përzgjedhjen e një KMU-je e cila duhet të kete marrëdhënie të mira me kompanitë e udhëtimit rreth botës.
Për ta mbyllur
Edhe se udhëtimet e biznesit janë të kushtueshme, ato përbëjnë një pjesë thelbësore të shumë bizneseve. Menaxherët e udhëtimeve mund të vendosin në veprim strategji të duhura për të mbajtur shpenzimet e kompanive në nivel të ulët, duke siguruar kështu që këto nevoja të mos ndokojnë në bazat e biznesit. Ka shumë strategji të cilat mund t’ju drejtojnë në mënyrë të duhur. Këto mënyra fillojnë nga përdorimi i sistemeve automatike, ekspertiza e një KUM-je, e deri tek zhvillimi i politikave të cilat rivlerësohen dhe përditësohen vazhdimisht.
